ERP-uudistuksen tavoitteena oli tietojärjestelmien kokonaisuus, josta saa ajantasaista tietoa, päällekkäiset toiminnot poistuvat, tiedolla johtaminen mahdollistuu – ja kuin kevättä 2020 ennustaen – se mahdollistaa sujuvan etätyön ja mobiilikäytön.
ERP-uudistuksen tärkein tarkoitus ja tavoite oli kuitenkin saada konserniin hallinnon järjestelmäkokonaisuus, joka tukee liiketoimintaa strategian toteutuksessa ja mahdollistaa kasvavien tietovirtojen käsittelyn. Liiketoiminnan ehdoilla tehtävä teknologiamuutos vaati talon ulkopuolista osaamista ja kokemusta. Sitä löytyi Innomanin Mika Ropposelta.
Pohjatyöstä toteutukseen
Granlund konsernissa oli tehty pohjatyönä nykytilakartoituksia ja tarvemäärittelyjä. Pohdinnassa olivat vaihtoehtoina yksi kokonaisratkaisu tai markkinoiden parhaat erillisjärjestelmät ja integraatiot.
– Vuonna 2015 alkanut uudistusprojekti oli edennyt Microsoft Dynamics AX -järjestelmän testikäyttöön, jota testattiin laajalla liiketoiminnan edustuksella. Järjestelmä ei silloin täyttänyt riittävässä määrin liiketoiminnan tarpeita, toteaa uudistusprojektista laatu- ja ympäristöjohtaja Maila Hervan kanssa päävastuussa ollut Granlund Oy:n talous- ja hallintojohtaja Sirpa Sinkkonen
Testikäytön ja pohdinnan jälkeen Granlundissa päädyttiin erillisiin ohjelmiin ja integraatioihin. Uudistustyölle alkoi löytymään oikea polku, kun Granlundilta vierailtiin Rejlers Finland Oy:llä, jolle oli tehty saman kokoluokan IT-järjestelmien uudistus.
– Kyseessä oli Granlundin historian suurin tietojärjestelmäuudistus, joten halusimme varmistaa oikean ratkaisun. Referenssikäynnillämme muun saadun informaation ohessa kysyimme, oliko uudistustyössä käytetty ulkopuolista konsulttia. Meille suositeltiin Innomania ja Mika Ropposta. Kutsuimme hänet käymään ja kerroimme missä vaiheessa ollaan, ja hän puolestaan kertoi johtoryhmällemme osaamisestaan, kokemuksestaan ja näkemyksistään – ja vakuutuimme, kertaa Sirpa yhteyden löytymisestä Innomaniin.
Aikataulussa pysyvä IT-projekti
– Tulin mukaan projektiin kesäkuussa 2018. Useimmista aiemmista projekteista poiketen työkaluvalinnat oli jo tehty. Osuuteni oli tuoda uudistustyöhön ulkopuolista projektipäällikkyyttä ja teknologiaosaamista. Työni alkoikin järjestelmäkohtaisilla määrittelyillä. Palveluportfolio, asiakkaat ja liiketoimintamalli, operatiivinen toiminta, henkilöstöhallinto ja muut toiminnot vaativat useita järjestelmiä, tässä tapauksessa 16 kpl. Ja monijärjestelmäratkaisussakin tiedon pitäisi kulkea saumattomasti eri liiketoimintasektoreiden välillä. Iso kysymys olikin integraatiot, kuvaa Innomanin Mika Ropponen omaa osuuttaan.
Sirpa Sinkkonen jatkaa aiheesta:
– Totta kai muuttujia ja erilaisia haasteita tuli matkanvarrella. Konserni laajeni projektin aikana, ja iso kysymys oli tietojärjestelmien integroiminen. Emme saaneet järjestelmien valmiilla liittymillä tuotettua tarvittavan hienojakoista talousdataa talousohjauksia varten. Tarvitsimme erillisen integraation. Mika ehdotti kokemuspohjaisesti Dellin Boomia ratkaisuksi – joka olikin se, mitä tarvitsimme, kertaa Sirpa Sinkkonen yhtä isoimmista muuttujista projektin aikana.
Mikan asiantuntemuksen ja kokemuksen säestämänä projektille rakennettiin aikataulu. Kalenteriin ympyröitiin kaksi päivämäärää. Granlundin yhtiöistä kaksi ottaisivat toiminnanohjausjärjestelmän pilottikäyttöön 1.9.2019. Toinen tärkeä päivämäärä oli 1.1.2020. Tuolloin uudistettu ERP otettaisiin käyttöön kaikissa Granlundin Suomessa sijaitsevissa yhtiöissä.
– Aikataulu tehtiin ja siinä pysyttiin, kuittaa Sirpa yleisesti pahamaineisista IT-projekteista poiketen.
– Toisin kuin kompakti kokonaisuus, monijärjestelmä ratkaisuna mahdollistaa erillisten komponenttien integroimisen jatkossakin, ja siten mukauttamaan toiminnanohjausjärjestelmää tulevaisuuden mukanaan tuomia muutoksia vastaavaksi, kuittaa Mika Ropponen osaamistaan testannutta tilannetta, ja ratkaisun hyötyä Granlundille.
Yhteistyön sujuvuudella suuri merkitys
Nyt vuonna 2020 jo 100 miljoonan euron liikevaihdon Granlund konserni oli omalta osaltaan satsannut resursseja ERP-uudistukseen. Koko hankkeen projektiryhmässä oli yhteensä kahdeksan ihmistä yhtiön eri toiminnoista. Jokainen heistä toi oman panoksensa ja näkökulmansa uudistukseen – pitäen kuitenkin mielessä, että lopputulos palvelee liiketoiminnan kehittämisen kokonaisuutta. Lisäksi jokaisessa erillisjärjestelmässä oli erilliset projektiryhmät, joista suurimmassa jäseniä oli jopa 20. Tässä kokonaisuudessa oli ensisijaisen tärkeää, että liiketoiminnan edustus oli mahdollisimman kattavasti mukana määrittelyssä. Näin haluttiin varmistaa, että järjestelmä täyttää liiketoiminnan tarpeet laaja-alaisesti. Talon oman väen osaamiseen yhdistyi Mika Ropposen kokemus, asiantuntemus ja yhteistyökyky.
– Kerran viikossa projektiryhmä kokoontui käsittelemään uudistusta. Noissa palavereissa ratkaistiin monta kiperää kysymystä. Ohjausryhmä puolestaan kokoontui aiheen tiimoilta kerran kuukaudessa, kuvailee Sirpa Sinkkonen määrätietoista projektinhallintaa. Erilliset projektiryhmät toki työskentelivät hankkeessa enemmän tai vähemmän päätoimisesti.
– Erittäin tärkeä pointti oli viestinnän mukanaolo ja viestiminen henkilöstölle. Tiedotimme toimintatapojen tulevista muutoksista etukäteen. Mutta tietysti käytön opettelu jatkuu edelleen. Muutosjohtamiseenkin saimme apuja Innomanilta, Sari Lehtoaron työpanoksen muodossa, kertoo Sirpa sisäisten rutiinien muuttamisesta arkipäivän työssä.
– Mikäli projektin priorisoinnit ontuivat, projektiryhmän yhteistyössä on nostettava esille myös Mikan osuus. Hän palautti tarpeen vaatiessa uudistusjunan takaisin kiskoilleen. Ja helpotus oli myös se, että ryhmässämme oli henkilö, joka tiesi miten järjestelmätoimittajien kanssa toimitaan. Senkin Mika hoiti suvereenisti, nostaa Granlundin talous- ja hallintojohtaja Mika Ropposen osuutta esille.
Uudistuminen jatkuu
Kuten kaikkien työyhteisöä koskevien uudistusten kohdalla, myös Granlund konsernin ERP-uudistus vaatii siirtymäaikaa, jotta rutiinit muuttuvat. Myös Korona-aika asettaa omat mausteensa uusien toimintatapojen omaksumisessa. Mutta käyttökoulutukset ja kokemukset uudesta järjestelmästä tekevät työtä sen eteen, että uudesta toiminnanohjausjärjestelmästä saadaan hyödyt irti. Ja siihen tarvitaan myös ihmisten välistä kommunikointia. Granlundilla se ei ole ongelma.
– Hieno yrityskulttuuri heijastuu ulkopuoliselle. Ihmisiä kuunnellaan ja kannustetaan. Olen varma, että Elmeriksi ristitty ERP on granlundilaisille tehokas kädenjatke liiketoiminnan kehittämisessä, toteaa teknologiaosaaja Mika Ropponen – palauttaen samalla ihmisen ja teknologian marssijärjestyksen kohdalleen.
Onko yrityksellänne suunnitelmissa uudistaa tietojärjestelmiä tai kehittää liiketoimintaa muuten? Varaa tunnin veloitukseton asiantuntija-arvio, saat keskeiset kehityssuositukset, joita voit käyttää kehitystyön pohjana.