Sähkölehdon ERP-hankinnan taustat
Sähkölehdolla oli puhuttu uuden ERP-järjestelmän tarpeesta jo useita vuosia. Yrityksellä oli käytössä useita erillisiä järjestelmiä, jotka eivät integroituneet keskenään, mikä aiheutti merkittäviä työaikahaittoja, kun tietoja piti siirtää järjestelmästä toiseen. Kun ERP-hankinta päätettiin, haluttiin toteutus tehdä huolella, joten kokenut ERP-konsultti Venla Berg Innomanilta otettiin mukaan tukemaan järjestelmän hankinnassa.
Huolellinen suunnittelu avainasemassa
Suunnittelu aloitettiin kartoittamalla Innomanin kanssa Sähkölehdon kaikki prosessit yhdessä niitä toteuttavien työntekijöiden kanssa. Tämän avulla tunnistettiin liiketoiminnan pullonkaulat sekä työvaiheet, joissa voitaisiin saavuttaa työaikasäästöjä.
Suurimmat haasteet olivat myynti- ja tarjousprosesseissa, joissa CRM- ja ERP-järjestelmät eivät olleet yhteydessä. Tilaus piti syöttää ERP-järjestelmään alusta asti uudelleen, ja yrityksellä oli kaksi eri asiakasrekisteriä, jotka erosivat toisistaan. Lisäksi tarjousvaihe sisälsi paljon manuaalista työtä. Tärkeänä tavoitteena projektissa oli myös parantaa työmukavuutta, jotta enemmän aikaa jäisi tuottavalle työlle eikä byrokratialle ja tietojen tallentamiselle.
Teknologian ja kumppanin valinta
Prosessien kartoittamisen jälkeen siirryttiin valitsemaan järjestelmää, joka tukisi Sähkölehdon toimintaa ilman turhia kustomointeja.
Sähkölehto tutustui yhdessä Innomanin kanssa erityyppisiin tietojärjestelmiin ja teknologioihin. Tietojärjestelmätoimittajat demosivat järjestelmiä yhdessä määriteltyjä tavoiteprosesseja vasten. Sähkölehdon valinta oli Odoo.
Odoo erottui kilpailijoista, koska sen perusominaisuudet vastasivat suoraan Sähkölehdon tarpeisiin. Lisäksi Odoon selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä teki siitä käyttäjäystävällisen valinnan.
Järjestelmätoimittajan valinnassa painotettiin arvojen yhteensopivuutta ja pitkäaikaista kumppanuutta. Avoin.Systemsin asiakaslähtöinen toimintatapa ja pyrkimys välttää kustomointeja teki siitä Sähkölehdolle houkuttelevimman vaihtoehdon.
Onnistunut Odoo-käyttöönotto
Odoon käyttöönotto sujui Sähkölehdolla vaivattomasti, koska siihen panostettiin huolella. Mahdolliset ongelmakohdat ennakoitiin ja ratkaistiin yhteistyössä Avoin.Systemsin kanssa. Innoman tuki Sähkölehdon käyttöönottoprojektia osallistumalla määrittelyvaiheeseen sekä tukemalla testausta ja käyttöohjeiden tekemistä. Yksityiskohtainen käyttöohje teki käyttöönotosta sujuvan ja varmisti, ettei työntekoa tarvinnut keskeyttää.
Hyvä ennakkosuunnittelu oli onnistumisen avain, ja työntekijöiltä ei tullut negatiivista palautetta. Myyntityö on helpottunut ja tarjousten tekeminen on aiempaa nopeampaa, kuten oli tavoitteena.
ERP-projektin ROI ja työaikasäästöt
Uudet prosessit ja Odoon käyttöönotto on tuonut Sähkölehdolle merkittäviä työaikasäästöjä, erityisesti tuotetietojen hallinnan ja myynti- ja tarjousprosessin osalta.
Tarjousvaiheessa Sähkölehto on säästänyt 0,7 henkilötyövuotta Odoon avulla, ja koko järjestelmän osalta säästöt ovat 1,5 henkilötyövuotta. Tämä tarkoittaa jopa 10 % työaikasäästöä koko yri-tyksen tasolla.
Vapautunut työaika voidaan nyt hyödyntää asiakastyöhön, joka tuo suoraa lisäarvoa.
Säästöt järjestelmäkuluissa
Odoo on tuonut Sähkölehdon hinnoitteluun läpinäkyvyyttä ja lisenssit ovat tehneet kuluista ennakoitavia. Järjestelmäkulut ovat pudonneet jopa 50 % Odoon käyttöönoton myötä, mikä on merkit-tävä säästö.
Tulevat versionkorotukset voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti, sillä ylimääräiset kustomoin-nit on minimoitu, ja järjestelmän perusominaisuudet kattavat tarpeet. Järjestelmää valittaessa on-kin huomioitu sen pitkäikäisyys ja skaalautuvuus.
Kuinka Odoo tukee Sähkölehdon asiakaskokemusta
Sähkölehdolle tärkeä prioriteetti liiketoiminnassa on luotettavuus ja ajallaan toimitetut tilaukset. Odoo-järjestelmä tukee tätä prosessia, varmistaen, että toimitukset asiakkaille tehdään täsmällisesti toivotun aikataulun mukaisesti.
Yhteistyö Innomanin kanssa
Innomanin ja Sähkölehdon yhteistyö alkoi Sähkölehdon strategian tarkastelusta ja nykyprosessien haasteiden kartoittamisesta. Tämän pohjalta avainhenkilöiden kanssa suunniteltiin, miltä prosessit näyttäisivät tavoitetilanteessa.
Näiden perusteella luotiin prosessikuvat, joissa keskeisenä osana huomioitiin, miten tietojärjestelmien tulisi tukea toimintaa. Tältä pohjalta muodostettiin myös järjestelmien vaatimusmäärittelyt, joiden perusteella etsittiin Sähkölehdolle sopivaa ERP-ratkaisua.
Ennen järjestelmävalintaa Sähkölehto laski yhdessä Innomanin kanssa tavoiteprosessien tuomat potentiaaliset työaikasäästöt ja euromääräiset säästöt. Hyötylaskenta ohjasi ERPin valintaa ja teki näkyväksi, mihin toiminnallisuuksiin on erityisesti paneuduttava demoissa.
Venlan soittaessa Miikalle 3 viikkoa Odoon käyttöönoton jälkeen, jo siinä vaiheessa myyjiltä oli tullut hyvää palautetta ja uuden järjestelmän avulla tarjousten teko on paljon sujuvampaa.
Miika Lehto:
”Venlan osaaminen ERP-projekteissa, yhdistettynä hänen suoraan lähestymistapaansa, toi meille juuri näitä arvokkaita tuloksia.”
Katso video.