ERP-projekti on muutakin kuin IT-järjestelmien uusimista. Se luo mahdollisuuden tehokkuuteen ja ajantasaiseen raportointiin – ja ennen kaikkea liiketoiminnan kasvuun. Innomanin tuottava ERP-projekti -palvelun avulla koko henkilökunta saa paremman käsityksen kokonaisuudesta, miten jokaisen työ vaikuttaa muiden töihin.
ERP-projektin läpivienti laajuudessaan vaatii kokemusta ja resursseja. Uusioaines Oy:ssä tunnistettiin avun tarve, ja ulkopuolisesta avusta saavutettava hyöty. He valitsivat Innomanin ulkoistetuksi resurssiksi hoitamaan ERP-projektin kokonaisuutta välietapista toiseen, jotta käyttöönotto pysyy aikataulussa ja projektin tavoitteet saavutetaan.
Avoimella yhteistyöllä rakennetaan hyvä pohja
Uusioaineksessa tarve uudelle tietojärjestelmälle konkretisoitui kesällä 2019, kun emoyhtiö Foamit Group Oy osti ruotsalaisen vaahtolasituottaja Hasopor AB:n. Konsernin kasvaessa toimintatapojen ja prosessien kehittäminen tuli entistä ajankohtaisemmaksi. Vastaavasti tuolloin käytössä olleet tietotekniset ratkaisut eivät tarjonneet riittävää tehoa ja läpinäkyvyyttä yrityksen myynnistä laskutukseen ja taloushallintoon saakka. Välissä tapahtui markkinointia, tuotantoa, hankintaa, logistiikkaa ja varastointia, mutta ei yhtenäisenä prosessiketjuna.
Innomanin osuus Uusioaines Oy:n ERP-projektissa alkoi järjestelmän tarvemäärittelyllä ja järjestelmätoimittajan kilpailutuksella. Uusioaineksen tarve oli, että palvelun, tuotteiden, prosessien ja henkilöstön toiminnot saadaan oikealla ohjelmistovalinnalla toimivaksi kokonaisuudeksi. Innoman auttoi Uusioainesta ohjelmiston valinnassa ja varmisti projektin onnistumisen hyvällä projekti- ja muutosjohtamisella.
©Innoman/ Linda Lipponen, Lifu
– Meillä oli tarve siirtyä järjestelmiin, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen raportoinnin ja datan Exceleistä kerättävän tiedon sijaan. Tämä tarkoitti myös, että henkilöstön arkityöhön tuli muutoksia, konkretisoi Uusioaines Oy:n talouspäällikkö Valtteri Raunio.
Toiminnanohjausjärjestelmän uusiminen ei ole vain uusien ohjelmien asentamista työntekijöiden käyttöön. Se on itsessään vaativa prosessi, jossa esisuunnittelu, yhteistyö ja muutokseen sitoutuminen ovat onnistumisen edellytyksiä.
– Jotta valittava tietotekninen järjestelmä palvelee maksimaalisesti tarkoitustaan, pitää niin asiakkaan prosessit kuin työarjen toimintatavatkin selvittää. Alkutyönä tehtävät analyysit ja määrittelyt ovat avainasemassa, jotta sudenkuopat vältetään ja projekti onnistuu halutusti ja hallitusti, kertoo Mika Ropponen Innomanilta.
– Uusioaineksen kohdalla olin kilpailuttamassa järjestelmien toimittajaa, mutta ennen kuin siihen päästiin, oli avoimuus ja yhteistyö arvossaan. Selvitykset miten nyt toimitaan ja miten tavoitetilassa toimitaan, vaativat kyseenalaistamisineen yhteistyötä ja samaan maaliin pelaamista, jatkaa Mika.
©Innoman/ Linda Lipponen, Lifu
Tavoitteet ja hyöty konkretisoitava
Toiminnanohjausjärjestelmä on hankintana iso investointi, ja se myös muokkaa henkilöstön totuttuja tapoja. Lisäksi Uusioaineksella oli tapahtumassa liiketoiminnassa muutoksia uuden Foamit-tuotteen myötä.
-Tottakai siirtymä vanhasta uuteen vaatii paljon yritykseltä, varsinkin jos muutokseen liittyy myös liiketoiminnan muutoksia. Siksi konkretisoimme asioita. Yrityksen omistajille tehdään laskelmat, miten investointi maksaa itsensä takaisin, tunnistetaan mitä kautta liikevaihto kasvaa ja miten varaston hallinta kehittyy ja laskutus nopeutuu. Uuden toiminnanohjauksen myötä prosessit päivittyvät. Uusioaineksellekin teimme jo esisuunnitteluvaiheessa uuden prosessikuvauksen, missä oli otettu huomioon myös uuden tuotteen vaatima myynnin tehostaminen, summaa Mika Ropponen tehtyä pohjatyötä.
Järjestelemien vaatimusmäärittelyn jälkeen Uusioaineksen kohdalla ERP-ratkaisut kilpailutettiin järjestelmätoimittajilla. Hankintavalinnan jälkeen Innomanissa viestikapula siirtyi Mikalta järjestelmän käyttöönottoon erikoistuneelle Kari Häkkiselle.
©Innoman/ Linda Lipponen, Lifu
Askel askeleelta kohti maalia
Valtteri Raunio ja Kari Häkkinen muodostivat ERP:n käyttöönotossa työparin, mutta prosessi ei ollut vain Karin ja Valtterin show. Perustettuun projektiryhmään kuului käytännössä koko Uusioaineksen kymmenhenkinen toimihenkilöstö. Näin vuoropuhelu saatiin toimimaan suoraan ja ajantasaisesti.
– Ulkopuolisen tahon mukanaolon kautta saatavien hyötyjen kertominen henkilökunnalle on tärkeää. Heidän mukanaan uudesta järjestelmästä saatavat hyödyt konkretisoituvat, ja ulkopuolisin silmin näkee helpommin asioita, joille oma henkilöstö voi olla sokea, mikä taas auttaa henkilöstön sitoutumista projektiin. Tiedän kokemuksesta, että menestyvissä projekteissa on tietyt itseään toistavat kulmakivet. Henkilöstön kanssa kommunikointi on yksi niistä, toteaa Kari.
Innomanin kokemuspankki on arvossaan usein ”pelottavaksikin” koetun IT-projektin onnistuneessa läpiviennissä.
– Kari oli aktiivinen läpi uusimisprosessin. Hän reagoi muuttujiin, huolehti sprinttien aikataulun pitämisestä ja opetti meille kaikille, ettei kyse ole vain IT-projektista. Kokemus ja asiantuntemus auttoi monesta näkökulmasta, Valtteri kertoo Kari Häkkisen osuudesta.
– Uusioaineksen ERP-projekti oli mielenkiintoinen ja haastavakin. ERP-projektin aikana integroitiin Uusioaines ja Hasopor keskenään, millä oli vaikutusta Uusioaineksen resursseihin. Aikataulussa pysyminen oli kuitenkin merkittävä tavoite, jota ei haluttu venyttää. Määrätietoinen ote, projektin etenemisen jatkuva seuranta sekä hyvä yhteistyö, olivat onnistumisen edellytyksinä, summaa Kari Häkkinen Uusioaineksen ERP-projektia.
ERP-projekti kesti kokonaisuutena noin vuoden. Järjestelmän käyttöönotto oli suunnitelman mukaisesti maaliskuun 2020 alussa ja Innomanin osalta projekti päättyi 18.3.2020.
Viisi teesiä onnistuneeseen IT-projektiin:
- Hyvä esisuunnittelu maksaa itsensä takaisin jo projektin aikana
- Ennakoi projektin riskit, tee riskikartoitus
- Tunnista henkilöstön resurssitilanne: mitä tiukemmalla resurssit ovat, sen suurempi vaara aikataulun venymiselle
- Ole nöyrä muutosten edessä, mutta tiukka reagoinnissa
- Määritä projektille selkeät tavoitteet ja seuranta
Haluatko Sinä kehittää liiketoimintaasi? Varaa tunnin veloitukseton asiantuntija-arvio, saat keskeiset kehityssuositukset, joita voit käyttää kehitystyön pohjana.