ERP-projekti epäonnistuu, jos et johda muutosta
Muutoksen johtamisessa päävastuu on yrityksen johdolla ja esihenkilöillä. Hyvin rakennettu projektiorganisaatio ja oikea resursointi mahdollistaa osaltaan onnistuneen projektin.
Työntekijöiden näkökulmasta muutosprosessin on oltava konkreettinen ja palkitseva. Yksilö kysyy aina, mitä tästä on minulle hyötyä? Miksi muuttuisin?
Yrityksen johdon täytyy johtaa muutos aidosti. Ei riitä, että luodaan tavoite ja strategia. Tarvitaan kannustusta, tukea, motivointia, päämäärän ja tavoitteen jatkuvaa esilläpitoa.
Esihenkilön pitää pystyä vastaamaan siihen, mitä hyötyä muutoksesta on yksittäiselle työntekijälle. Lisäksi on oivallettava, miten tiimi ja esihenkilö itse hyötyy muutoksesta. Esihenkilön tulee kyetä kohtaamaan kritiikkiä ja toimimaan ratkaisukeskeisesti.
ERP-projekti epäonnistuu, jos et itse muutu
Yrityksen johto ja esihenkilöt johtavat muutosta omalla esimerkillään. Heidän on muutettava omaa toimintaansa ja oltava aktiivisia tietojärjestelmien käyttäjiä.
Muutos tapahtuu eri organisaatiotasoilla. Jokaisen on ymmärrettävä oma roolinsa muutoksen johtamisessa.
Johtajien rooli ja tehtävät
- Tulevan tahtotilan (MITÄ ja MIKSI) viestintä koko organisaatiolle. Projektin merkityksen luonti ja organisaation sitouttaminen.
- Johto valvoo projektin toimintaa
- Johtajien tehtävä on toimia suunnittelijana, ohjaajana ja opettajana
- Jalkautuminen työyhteisöön ja kommunikointi
- Rajoittavien rakenteiden tunnistaminen
- Ymmärtää projektin riskit ja haasteet
- Ymmärtää vaikutukset tuloksentekokykyyn
- Edistymisen ja onnistumisten esilläpito ja viestintä
- Esimerkillä johtaminen
Esihenkilöiden rooli ja tehtävät
- Muutosprojektin tarkoituksen, tavoitteiden ja etenemisen viestiminen tiimille. Sitouttaminen.
- Muutoksen tuomien hyötyjen käsittely tiimissä ja yksilötasolla. Merkityksen luominen
- Tiimin tavoitteiden ja mittareiden asettaminen
- Muutosprojektin vaatiman lisätyön organisointi
- Tiimin työtehtävien, roolien ja vastuiden uudelleen määrittely
- Osaamisvaatimusten määrittely
- Osaamisen johtaminen ja tiimiläisten henkilökohtaiset kehityssuunnitelmat
- Tiimin jäsenten koulutuksen ja perehdytyksen ohjaaminen
- Projektin ongelmatilanteisiin puuttuminen ja viestiminen projektipäällikölle
- Etenemisen ja onnistumisten esilläpito sekä yhteinen juhlistaminen
- Uusien toimintatapojen esilläpito ja muutoksen vakiinnuttaminen
Esihenkilö on Arjen ylläpitäjä, Kuuntelija, Viestijä, Ongelmien ratkaisija, Selvittäjä, Rauhoittaja, Innostaja, Mahdollistaja, Toimeenpanija.
Projektipäällikön rooli ja tehtävät muutoksen johtamisessa
Projektipäällikölle kuuluu projektin päivittäisjohtaminen
- Vastaa, että viestintäsuunnitelma on tehty ja päivittyy
- Viestii
- Varmistaa, että esihenkilöt /avainhenkilöt saavat tarvittavan muutosjohtamisen tuen
Projektiryhmän rooli ja tehtävät muutoksen johtamisessa
- Kuuntelee, tunnistaa etenemisen hidasteita ja toimii ennaltaehkäisevästi.
- Pitää edistymistä ja onnistumisia esillä.
- Viestii yhtenäisesti.
- Kuuntelee, tunnistaa etenemisen hidasteita ja toimii ennaltaehkäisevästi.
- Pitää edistymistä ja onnistumisia esillä.
- Varmistaa, että esihenkilöt /avainhenkilöt saavat tarvittavan muutosjohtamisen tuen
- Varmistaa, että viestintä on yhtenäistä
Prosessin omistajan rooli ja tehtävät
- Vastaa prosessin aktiivisesta kehittämisestä ja tavoiteprosessin määrittelyn oikeellisuudesta
- Vastaa yhdessä johdon ja esimiesten kanssa siitä, että prosesseihin sovitut muutokset tulevat käyttöön organisaatiossa
- Varmistaa hyvän yhteistyön omalla esimerkillään
Muutosagenttien rooli ja tehtävät
Muutosagentit ovat ERP-projektin omia sanansaattajia
- Edistävät omalla toiminnallaan muutoksen toteutumista organisaatiossa
- Tiedon levittäminen käyttäjäorganisaatioon
- Epävirallisten mielipiteiden välittäminen projektiryhmälle
- Myönteisen projektiprofiilin muodostaminen käyttäjäryhmässä
- Perehdyttävät muita työntekijöitä yrityksen (uusiin) toimintamalleihin, prosesseihin ja työtapoihin
- Osallistuvat aktiivisesti ratkaisujen testaamiseen
Muutosjohtaminen ratkaisee kaiken
Suurin haaste ERP-projektissa on muutoksen johtaminen. Hyvän muutosjohtamisen elementit ovat:
- Projektin liiketoiminnalliset tavoitteet ovat kirkkaat. Jokainen yrityksessä ymmärtää muutoksesta saatavat hyödyt yksilö-, tiimi- ja yritystasolla.
- Projekti on oikein resursoitu. Jokainen yrityksessä ymmärtää, mitä toimenpiteitä häneltä ja hänen tiimiltään odotetaan projektissa.
- Projekti koetaan kaikkien yhteiseksi projektiksi. Projekti ei ole it-henkilöiden projekti tai johdon projekti tai jonkin yksittäisen funktion projekti.
- Vuorovaikutteinen johtaminen ja viestintä on toimivaa. Asioista keskustellaan ja keskustelu vahvistaa projektin tavoitteiden toteutumista.
Menestyksekkään ERP-projektin resepti
- 40 % liiketoimintaprosessien kehittämistä
- 20 % ammattimaista projektijohtamista
- 20 % tietotekniikkaa
- 20 % muutosjohtamista
Tule, tule hyvä ERP-projekti, älä tule huono ERP-projekti!
Varaa ilmainen asiantuntija-arviomme, jossa tarkastellaan, miten luot pohjan onnistuneelle ERP-projektille.
Varaa ilmainen asiantuntija-arvio