Luin joululomalla Helsingin Sanomien toimittajan Piia Elosen kirjoituksen uudenvuoden lupauksesta, jonka saa varastaa. Kirjoittaja lupasi itselleen, että seuraavana vuonna hänellä ei ole kiire. Kirjoitus oli ajatuksia herättävä.
Innomanilla päättyi tilikausi vuoden vaihteessa, kuten monella muullakin yrityksellä Suomessa. Kasvoimme noin 1,5 miljoonan euron liikevaihtoon, ja nettotulos oli 10 % liikevaihdosta. Olen ylpeä joukkueemme saavutuksista. Teimme kaikki hartiavoimin töitä, ja luulenpa, että monella meistä Innomanissa oli ainakin ajoittain vuoden aikana aikamoinen kiire. Onko syytä olla ylpeä siitä, että meillä oli kiire? Onko yleensä ottaen kenelläkään syytä olla ylpeä siitä, että yrityksessä työskentelevillä on kiire? Onko kiire tavoittelemisen arvoinen asia?
Olen tehnyt liudan uudenvuoden lupauksia, joita en aio paljastaa tässä. Sen verran kerron, että kiireettömyys ei ole (ainakaan vielä) listallani. Aloin kuitenkin pohdiskella, miten olisi mahdollista päästä kiireettömään tuloksentekoon. Tässäpä muutamia ajatuksia, miten kiirettä voi vähentää, jos ei kokonaan siitä pääsisikään eroon.
Kiireen vähentäminen prosesseja kehittämällä
Prosessien kehittämisen tärkeimpiä tavoitteita on päällekkäisen työn ja sähläyksen vähentäminen. Prosesseja kehittämällä saadaan työaikasäästöjä. Painopiste siirtyy tulipalojen sammuttelusta ja reaktiivisesta toimimisesta toiminnan suunnitteluun. Kun keikat, projektit, tilaukset ja työt ovat jonossa aikataulutettuina ja resursoituina, kiire ja stressi vähenevät. Asiakkaille luvataan realistiset toimitusajat, joista voidaan pitää kiinni. Myös asiakastyytyväisyys kasvaa.
Epärealistiset tavoitteet luovat kiirettä
Usein teemme itse itsellemme kiireen. Huomaan ainakin itse asettavani itselleni liian tiukat tavoitteet. Aikataulutan asiakasprojektit turhan kunnianhimoisesti. Lupaan sisäisessä palaverissa, että saan tehtyä vaikeita kehittämistöitä parissa viikossa. Kalenteriin pitäisi jättää väljyyttä. Luova ajattelu vaatii tyhjää tilaa. Hidas ajattelu vaatii aikaa. Innovatiiviset ratkaisut eivät synny kiireessä.
Voiko kehittämisessä olla kiire?
Kehittämisellä on kiire yrityksessä, jos sitä ei tehdä jatkuvasti ja systemaattisesti. Meillä on niin sanotusti jo housussa ja pakko tehdä nopeasti kehittämistoimenpiteitä. Kestävä yrityksen kehittäminen vaatii aikaa. Hyvää kehittämistä ei voi tehdä kiireellä. Voimme saada aikaiseksi kohtuullisia kehittämissuunnitelmia varsin vauhdikkaasti, mutta suunnitelmien toimeenpano ei onnistu nopeasti. Organisaation kyky omaksua uutta ja oppia pois vanhasta vaatii aikaa.
Yrityksen toimintaympäristössä voi toki tapahtua jotain radikaalia, joka vaatii nopeita toimenpiteitä. Suurin osa asioista on kuitenkin ennakoitavissa. Osana yrityksen strategista suunnittelua ja kehittämistä pitäisi olla aikaa tehdä vaihtoehtoisia suunnitelmia nopeiden muutosten varalle. Kun sitten oikeasti tulee kiire, on valmis suunnitelma, joka voidaan toteuttaa.
Miksi esimiehellä on kiire?
Kun esimiehellä on kiire, on syytä kysyä itseltään, teenkö oikeita asioita. Olenko osannut delegoida töitä oikein? Onko yrityksemme työtehtävät jaettu tasapainoisesti eri henkilöiden välillä? Onko roolit, vastuut ja tehtävät riittävän selkeästi määritelty?
Onko kiire mielentila?
Kiire voi olla myös mielentila. Ajattelen, että on kiire. Tunnen itseni kiireiseksi. Olen stressaantunut. On hienoa sanoa muille, että kiireistä on. Kiire tarkoittaa, että olen tärkeä ihminen tärkeissä tehtävissä. Kiire yrityksessä tarkoittaa, että yrityksellä on paljon asiakkaita ja töitä.
Oikeasti kiire tarkoittaa, että meillä ei ole homma hanskassa. Emme ole osanneet oikealla tavalla suunnitella ja toteuttaa niitä tehtäviä, joita meillä on.
Milloin oikeasti on kiire?
Kun talo palaa, on syytä kiireesti kutsua palokunta. Kun työntekijä saa aivoverenvuodon tai sydäninfarktin, hänet pitää saada kiireesti asianmukaiseen hoitoon. Kun asiakas antaa hyvää palautetta kollegasi työstä, on tärkeää kiireesti ja näkyvästi, yksityisesti ja julkisesti kehua työkaveria.