Asiakas, tai potentiaalinen sellainen, soitti ja halusi keskustella. Mielen päällä oli monenlaisia asioita. Kertoili yrityksensä arjesta ja kehittämistarpeista. Yritys oli kasvanut jo useita vuosia. Aikaisemmin tehtiin hyvää tulosta, mutta muutama vuosi sitten tuloksentekokyky oli alkanut heiketä.
Asiakas kertoi:
”Meille tulee paljon tarjouskyselyjä, mutta myynti ei ehdi vastata kaikkiin niistä ajoissa. Tehtyjen tarjousten perään ei ehditä riittävästi soittelemaan. Emme siis pysty kotiuttamaan kaikkea sitä kauppaa, jota markkinoilta olisi saatavissa. Voisimme kasvaa nykyistä nopeammin. Voisimme jopa kasvaa nykyistä kannattavammin, jos meillä olisi toimintamalli tarjouspyyntöjen arviointiin ja priorisointiin.”
”Emme pysty optimoimaan ostoja nykyisillä tietoteknisillä ratkaisuilla. Meidän on pitänyt nostaa varastotasoja, jotta pystymme vastaamaan asiakaskysyntään. Varastoon sitoutunut pääomamme on kaksinkertaistunut. Toisaalta myymme välillä eioota, kun tavaraa ei ole saatavilla asiakkaan haluamassa toimitusajassa.”
”Meillä menee ostolaskujen käsittelyyn kohtuuttomasti aikaa. Ostotilausten tehneet ja ostoista vastaavat tekevät paljon manuaalista työtä, jotta ostolaskut pystytään kohdentamaan oikeisiin tilauksiin ja saapumistietoihin. Välillä ostolaskun tarkastajalla ei ole aikaa tai tahtoa ajoissa tehdä tarkastusta, jolloin ostolaskut maksetaan myöhässä. Maksamme nykyään enemmän korkomaksuja kuin aikaisemmin.”
”Työntekijöiden työnkuvat ja vastuualueet eivät ole meillä selkeitä. Esimerkiksi jotain tiettyä samaa asiaa tilaukseen, toimitukseen tai projektiin liittyen voi hoitaa useampi henkilö jollakin kertaa, ja toisella kertaa sitä ei käsittele kukaan. Toisin sanoen: joko olemme tehottomia tai emme palvele asiakasta.”
”Olen huomannut, että aikaisemmin pyöritimme pienempää bisnestä ihan sujuvasti tapauskohtaisilla ja vakiintumattomilla prosesseilla, jotka perustuivat yrityksemme avainhenkilöiden osaamiseen. Kasvussa toimintamme on käynyt tehottomaksi, ja kasvanutta tapahtumamäärää ei enää pystytä tuottavasti käsittelemään. Meille on tullut paljon uutta porukkaa, joiden perehdyttäminen ja sisäänajo on työlästä, kun selkeät prosessit puuttuvat ja tieto ei löydy helposti tietojärjestelmistä.”
Kuunneltuani aikani vuodatusta myötäeläen kysyin: ”Söikö kasvu yrityksesi eväät?”
”Anteeksi kuinka?”, vastasi asiakas, tai siis potentiaalinen asiakas.
”Söikö kasvu yrityksesi eväät tai ainakin osan eväistä?”, toistin. ”Kuten tuloksentekokyvyn, kassassa olevat rahat, hyvän asiakaspalvelun, toimitusvarmuuden tai henkilökunnan jaksamisen.”
”Taisi syödä ainakin kassassa olevat rahat”, vastasi asiakas nauraen ja kysyi: ”Minkälaista kehittämisprojektia ehdotat tilanteeseemme?”
Tästä on nyt kulunut kaksi vuotta. Kahden vuoden aikana asiakkaan avainhenkilöt eri toiminnoista ovat yhdessä Innomanin asiantuntijoiden kanssa kirkastaneet yrityksen strategiaa, rakentaneet ensimmäisen polun kansainvälisille markkinoille, kehittäneet prosesseja ja käyttöönottaneet uuden toiminnanohjausjärjestelmän. Tämän rinnalla on kehitetty yrityksen johtamista, muutosten läpivientiä, esimiestyöskentelyä ja henkilöstön työnkuvia.
Kahden vuoden aikana yrityksen kasvu on jatkunut, tuloksentekokyky vähitellen parantunut, ensimmäiset avaukset vientiin tehty ja asiakasreklamaatioiden määrä pienentynyt. Ennen kaikkea henkilöstön motivaatiotaso on noussut, kun työaikaa kuluu vähemmän rutiiniasioiden tekemiseen ja osaamista pystyy käyttämään arvoa tuottaviin töihin, kuten myyntiin, asiakaspalveluun, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen sekä toiminnan suunnitteluun ja ennustamiseen.
Asiakkaan palaute: ”Parasta on se, että nykyään minä ja muut meillä voivat rauhassa pitää lomansa. Homma on suunnitelmallista, ja tieto löytyy järjestelmistä!”
Haluatko kehittää liiketoimintaasi? Varaa tunnin veloitukseton asiantuntija-arvio, saat keskeiset kehityssuositukset, joita voit käyttää kehitystyön pohjana.