Minulla on ilo työkseni kehittää suomalaisten yritysten arkipäivän toimintamalleja. En pysty kuvittelemaan mitään muuta työtä, jossa pääsisin yhtä nopeasti ja yksityiskohtaisesti kiinni siihen, miten koko yritys toimii.
Toimiva prosessiketju muodostaa joukkueen
Käyn projekteissani läpi yrityksen avainhenkilöiden kanssa yrityksen koko prosessiketjun markkinoinnista ja myynnistä laskutukseen. Yrityksellä voi olla todella monia erilaisia prosesseja.
On liiketoiminnan johtamisen prosessit, markkinoinnin ja myynnin prosessit, tuotannon prosessit, palvelutuotannon prosessit, hankinnan prosessit, toimitusprosessit, projektitoimitusprosessit, asiakaspalveluprosessit, tuotekehityksen prosessit, HR-prosessit, taloushallinnon prosessit.
Näiden prosessien pitäisi muodostaa toimiva prosessiketju, jotta yrityksen henkilöstö voisi toimia joukkueena. Muuten prosessit ovat helposti vain näyttäviä yksilösuorituksia, eivät yhdessä tekemistä.
Työ kirjoituspöydän ääressä on helppoa
Liiketoiminnan kehittäminen neuvottelupöydän ja kirjoituspöydän ääressä on mukavaa hommaa. Voi visioida, luoda strategioita ja uusia liiketoimintamalleja, kehittää tuotteita ja palveluja. Tämän jälkeen pitää konkretisoida, minkälaisilla prosesseilla toteutamme yrityksen strategiaa, liiketoimintamallia tai tuotamme tuotteet ja palvelut.
Kun prosesseja kuvataan, päästään jo hyvin lähelle arkipäivää: kuinka meidän tulee toimia saavuttaaksemme visio ja tavoitteet? Silti tämäkin työ on vielä kirjoituspöytätyötä ja helppoa: suunnittelua ja piirtämistä. Tietenkin on saavutettava avainhenkilöiden yhteinen näkemys toimintamalleista, mutta yleensä se ei ole vaikeaa, kun yhdessä pohditaan riittävästi.
Sitten alkaakin paljon vaikeampi vaihe. Uudet prosessit täytyy saada käyttöön ja muutos johdettua organisaatiossa. Jos siinä ei onnistuta, prosessien kehittämisellä tavoiteltavat työaikasäästöt, euromääräiset säästöt, lisämyynti tai toiminnan laadun kehittyminen eivät toteudu.
Voiko muutoksen johtamisessa onnistua? Kyllä voi, mutta se vaatii kovaa työtä.
Tavoitteet ja tiedolla johtaminen
Muutosjohtaminen edellyttää, että yrityksen johto ja avainhenkilöt ovat yhtä mieltä tavoitteista. Muutosjohtaminen, niin kuin yleensäkin johtaminen, on kommunikointia ja viestintää. Kaikista tärkeintä on, että muutoksen läpiviennistä vastaavat henkilöt tietävät, miksi muutos on välttämätön ja mitkä ovat muutoksen konkreettiset tavoitteet. Muutoksessa on myös seurattava, saavutetaanko tavoitteet. Tavoitteet on osattava viestiä.
Tavoitteiden tekeminen näkyväksi ja niiden saavuttamisen mittaaminen on tiedolla johtamista. Osana prosessien kehittämistä on prosesseittain ja koko yrityksen tasolla määriteltävä mittarit, joilla mittaamme onnistumista ja prosessien toimivuutta. Mittarit on saatava sähköiseen muotoon eli prosessit tuottamaan mitattava tieto sähköisesti graafeina, ympyröinä ja lukuina.
Oikea resursointi
Keskeinen asia muutoksen läpiviennissä on oikea resursointi. Hyvin usein sorrutaan siihen, että muutosjohtamisen ja kehittämisprojektin vaatimaa työmäärää ei resursoida oikein. Kuvitellaan, että kyllä se siinä sujuu, muiden töiden rinnalla. Ei suju. Kehittämistyö jää lähes aina jokapäiväisten päälle kaatuvien asioiden jalkoihin.
Tavoitteet ja tunteella johtaminen
Tunteiden hallinta ja tunteiden käyttö johtamisessa on taitolaji. Jos tunteita ei hallitse, se ei auta tavoitteiden saavuttamisessa. Toisaalta johtajan, esimiehen tai kehittämisestä vastaavan muun henkilön oman positiivisen innostuksen näyttäminen ja sen tartuttaminen edistää muutoksen läpivientiä. Kehittämisen aikana pitää panostaa siihen, että innostus säilyy. Muuten projekti epäonnistuu.
Muutoksen läpivienti ja kehittäminen nostavat pintaan väistämättä negatiivisia tunteita. Esimiehillä pitää olla kykyä keskustella ja käsitellä myös negatiivisia tunteita sekä perustella saavutettavilla hyödyillä muutoksen välttämättömyys.
Kehittymisessä ratkaisevaa eivät ole taidot, älykkyys tai tiedot, vaan se, että haluaa kehittyä. Tämä koskee jokaista ihmistä. Laajemmassa mittakaavassa sama koskee yrityksiä ja organisaatioita. Yrityksen täytyy olla valmis kyseenalaistamaan, ottamaan vastaan kritiikkiä ja palautetta, valmis keskustelemaan nykyisistä toimintatavoista, valmis kehittymään ja kehittämään. Asiakasrajapinnassa, yrityksen sisällä, kumppanien kanssa. Jos on halu kehittyä, löytyy siihen myös aina riittävästi tietoja, taitoja ja keinoja.
Rakastan asiakkaitteni kanssa tehtävää työtäni. Teen sitä perustuen tietoon ja tunteeseen.